Aviso de prácticas de privacidad

Esta notificación sobre privacidad describe cómo se puede utilizar y divulgar la información médica sobre usted y cómo puede tener acceso a esta información. Revísela atentamente.

Con vigencia al 23 de septiembre de 2013

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si tiene discapacidad auditiva TTY 1-800-743-3333.

 

Los servicios de intérprete se proporcionan sin cargo alguno.

Deberes de las entidades amparadas:

MHS es una Entidad amparada según la definición y regulación de la Ley de Responsabilidad y Transferibilidad de los Seguros de Salud de 1006 (HIPAA). La ley exige que MHS conserve la privacidad de su información médica protegida (Protected health information, PHI). Debemos entregarle esta Notificación. Esta incluye nuestros deberes legales y las prácticas de privacidad relacionadas con su PHI. Tenemos la obligación de cumplir con los términos de la Notificación actual. Tenemos la obligación de informarle si se produce una vulneración de su PHI no resguardada.

Esta Notificación describe cómo podemos utilizar y divulgar su PHI. Describe sus derechos para acceder, cambiar y manejar su PHI. También indica cómo utilizar los derechos.

MHS puede cambiar esta Notificación. Nos reservamos el derecho de hacer efectiva la Notificación revisada o modificada sobre la PHI que ya tenemos sobre usted. También podemos hacerla efectiva para la PHI que obtengamos en el futuro. MHS le hará llegar esta Notificación actualizada cuando se produzca un cambio material a lo siguiente indicado en la Notificación:

  • Los usos y divulgaciones
  • Sus derechos
    • Nuestros derechos legales
    • Otras prácticas sobre privacidad indicadas en la Notificación

Las Notificaciones actualizadas estarán en nuestro sitio web, mhsindiana.com, y en este manual del miembro. También le enviaremos una copia por correo o por correo electrónico si usted lo solicita.

Uso y divulgación de su PHI:

La siguiente es una lista de cómo podemos utilizar o divulgar su PHI sin su permiso o autorización:

  • Tratamiento: Podemos utilizar o divulgar su PHI a un médico u otro proveedor de atención a la salud para proporcionarle tratamiento. Hacemos esto para coordinar su tratamiento entre los proveedores. También hacemos esto para ayudarnos con decisiones de autorización previa relacionadas con sus beneficios.
  • Pago: Podemos utilizar y divulgar su PHI para hacer pagos de beneficios por los servicios de atención a la salud que ha recibido. Podemos divulgar su PHI con fines de pago a otro plan de salud, un proveedor de atención a la salud u otra entidad. Esto está sujeto a las Reglas de privacidad federales. Las actividades de pago pueden incluir:
    • Procesamiento de reclamos
    • Determinación de la elegibilidad o cobertura por reclamos
      • Emisión de facturación por primas
        • Realización de revisión de servicios por necesidades de carácter médico
        • Realización de revisión de utilización de reclamos
  • Operaciones de atención a la salud: Podemos utilizar y divulgar su PHI para realizar nuestras operaciones de atención a la salud. Estas actividades pueden incluir:
    • Proporcionar servicios al cliente
    • Responder a quejas y apelaciones
    • Proporcionar gestión de caso y coordinación de atención
    • Llevar a cabo las revisiones de carácter médico de los reclamos y otras evaluaciones de calidad
    • Actividades de mejoramiento

En nuestras operaciones de atención a la salud, podemos divulgar la PHI a los asociados comerciales. Tendremos acuerdos escritos para proteger la privacidad de su PHI con estos asociados. Podemos revelar su PHI a otra entidad sujeta a las Reglas de privacidad federales. La entidad también deberá tener una relación con usted en sus operaciones de atención a la salud. Esto incluye lo siguiente:

  • Evaluación de la calidad y actividades de mejoramiento
  • Revisión de la competencia o las calificaciones de los profesionales de atención a la salud
  • Gestión de caso y coordinación de atención
  • Detección y prevención de fraude y abuso en la atención a la salud
  • Recordatorios de citas/Alternativas de tratamiento: Podemos utilizar y divulgar su PHI para recordarle una cita para tratamiento y atención médica con nosotros. También podemos utilizarla o divulgarla para darle información sobre las alternativas de tratamiento. También podemos utilizarla o divulgarla para otros beneficios y servicios relacionados con la salud. Por ejemplo, información sobre cómo dejar de fumar o perder peso.
  • Según lo exija la ley: Si la ley federal, estatal y/o local requiere el uso o divulgación de su PHI podemos utilizarla o divulgarla. Esto lo hacemos cuando el uso o divulgación es para cumplir con la ley. El uso o divulgación está limitado a los requisitos de la ley. Pueden haber otras leyes o regulaciones en conflicto. Si esto ocurre, cumpliremos con las leyes o las regulaciones que sean más restrictivas.
  • Actividades de salud pública: Podemos revelar su PHI a las autoridades de salud pública para evitar o controlar enfermedades, lesiones o discapacidad. Podemos divulgar su PHI a la Administración de alimentos y medicamentos (Food and Drug Administration, FDA). Podemos hacer esto para garantizar la calidad, seguridad y efectividad de los productos o servicios bajo el control de la FDA.
  • Víctimas de abuso o abandono: Podemos revelar su PHI a otra autoridad local, estatal o federal. Esto incluye servicios sociales o un organismo de servicios de protección autorizado por la ley para tener estos informes. Haremos esto si consideramos que existe causa razonable de abuso, negligencia o violencia doméstica.
  • Procedimientos judiciales y administrativos: Podemos divulgar su PHI en procedimientos judiciales y administrativos. También podemos divulgarla en respuesta a lo siguiente:
    • Orden de un tribunal
    • Citación
    • Solicitud de descubrimiento
    • Solicitud legal similar
    • Orden de comparecencia emitida por un funcionario judicial
    • Orden judicial
  • Actuación judicial: Podemos divulgar su PHI relevante a los funcionarios policiales cuando así se requiera. Por ejemplo, en respuesta a:
    • Orden de un tribunal
    • Orden judicial emitida por un tribunal
    • Citación
    • Orden de comparecencia emitida por un funcionario judicial
    • Citación de un gran jurado

También podemos divulgar su PHI relevante para identificar o localizar un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida.

  • Forenses, examinadores médicos y directores de funerarias: Podemos divulgar su PHI a un forense o examinador médico. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para determinar la causa de muerte. También podemos divulgar su PHI a directores de funerarias, según sea necesario para el cumplimiento de sus deberes.
  • Donación de órganos, ojos y tejido: Podemos divulgar su PHI a organizaciones para la donación de órganos. También podemos divulgar su PHI a aquellos que trabajan en la donación, bancos o trasplantes de:
    • Órganos de cadáveres
    • Ojos
    • Tejidos
  • Amenazas a la salud y la seguridad: Podemos utilizar o divulgar su PHI si consideramos, de buena fe, que es necesario para evitar o atenuar una amenaza grave o inminente. Esto incluye amenazas a la salud o seguridad de una persona o el público.
  • Funciones gubernamentales especializadas: Si es miembro de las Fuerzas Armadas de EE. UU., podemos divulgar su PHI según lo soliciten las autoridades militares. También podemos divulgar su PHI:
    • A funcionarios federales autorizados de seguridad nacional
    • A actividades de inteligencia
    • Al Departamento de Estado para determinaciones sobre la idoneidad médica
    • Para servicios de protección del Presidente y otras personas autorizadas
  • Ley de indemnización laboral: Podemos revelar su PHI para cumplir con leyes relacionadas con la ley de indemnización laboral u otros programas similares establecidos por la ley. Estos son programas que proporcionan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo independientemente de la culpabilidad.
  • Situaciones de emergencia: Podemos divulgar su PHI en una situación de emergencia o si no puede responder o estar presente. Esto incluye un familiar, un amigo íntimo personal, un organismo de socorro autorizado en caso de desastres o cualquier otra persona que usted nos indique. Utilizaremos nuestro criterio profesional y experiencia para decidir si la divulgación es en su interés. Si es en su mejor interés, solo divulgaremos la PHI que sea relevante a la implicación de la persona en su atención.
  • Investigación: En algunos casos, podemos divulgar su PHI a los investigadores cuando su estudio de investigación clínica haya sido aprobado. Deberán tener procedimientos de salvaguarda establecidos para garantizar la privacidad y protección de su PHI.

Acuerdos verbales para el uso y divulgación de su PHI

Podemos tomar su acuerdo verbal para utilizar y divulgar su PHI a otras personas Esto incluye un familiar, un amigo personal o cualquier otra persona que usted nos indique. Puede estar de acuerdo u objetar el uso o divulgación de su PHI al momento de la solicitud. Nos puede otorgar su aprobación verbal u objeción por adelantado. También nos la puede otorgar al momento del uso o divulgación. Limitaremos el uso o divulgación de su PHI en estos casos. Limitamos la información a lo que sea directamente relevante a la implicación de esa persona en su tratamiento de atención a la salud o pago.

Podemos tomar su acuerdo verbal u objeción para utilizar y divulgar su PHI en una situación de desastre. Podemos entregársela a un organismo de socorro autorizado en caso de desastre. Limitaremos el uso o divulgación de su PHI en estos casos. Estará limitado a notificar a un familiar, representante personal u otra persona responsable de su atención o ubicación y condición general. Puede otorgarnos su acuerdo u objeción verbal al momento del uso o divulgación de su PHI. También nos la puede otorgar por adelantado.

Usos y divulgación de su PHI que requieren su autorización por escrito

Se nos exige obtener su aprobación por escrito para utilizar o divulgar su PHI con algunas excepciones, por los siguientes motivos:

  • Venta de la PHI: Solicitaremos su aprobación por escrito antes de que podamos hacer una divulgación que sea considerado como una venta de su PHI. La venta de su PHI significa que se le paga por divulgar la PHI de esta manera.
  • Mercadeo: Solicitaremos su aprobación por escrito para utilizar o divulgar su PHI para fines de mercadeo con limitadas excepciones. Los ejemplos de excepciones incluyen cuando tenemos comunicaciones de mercadeo directas cara a cara o cuando entregamos obsequios promocionales de valor nominal.
  • Notas de psicoterapia: Solicitaremos su aprobación por escrito para utilizar o divulgar algunas de sus notas de psicoterapia que tengamos en nuestro archivo con limitadas excepciones tales como cierto tratamiento, pago o funciones de operación de atención a la salud.

Todos los otros usos y divulgaciones de su PHI no descritos en esta Notificación se realizarán únicamente con su aprobación por escrito. Puede retirar su aprobación en cualquier momento. La solicitud para retirar la aprobación debe ser por escrito. Su solicitud para retirar la aprobación entrará en efecto tan pronto como la realice. Existen dos casos en los cuales no tendrá vigencia tan pronto como la solicite. El primer caso es cuando hayamos tomado acciones en función de su aprobación pasada. El segundo caso es cuando las divulgaciones se hayan realizado antes de que recibiéramos su solicitud escrita de descontinuarla.

Sus derechos

Los siguientes son sus derechos en relación con su PHI. Si desea ejercer alguno de los siguientes derechos, comuníquese con nosotros. Nuestra información de contacto se encuentra al final de esta Notificación.

  • Derecho a solicitar restricciones: Tiene el derecho de solicitar restricciones en el uso y divulgación de su PHI para el tratamiento, pago u operaciones de atención a la salud. También puede solicitar divulgaciones a personas involucradas en su atención o pago de su atención Esto incluye familiares o amigos personales. Su solicitud debe establecer las restricciones que está solicitando. También debe indicar a quien se aplica la restricción. No se nos exige que estemos de acuerdo con esta solicitud. Si estamos de acuerdo, acataremos su solicitud de restricción. No la acataremos si la información es necesaria para proporcionarle tratamiento de emergencia. Sin embargo, restringiremos el uso o la divulgación de su PHI para los pagos u operaciones de atención a la salud a un plan de salud cuando usted haya pagado por el servicio o artículo como gasto de total desembolso directo.
  • Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: Tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted sobre su PHI en otras formas o lugares. Este derecho solo se aplica si la información pudiera ponerle en peligro si no se comunica de otras formas o lugares. No tiene que explicar el motivo de su solicitud. Sin embargo, debe establecer que la información podría ponerle en peligro si no se realiza un cambio. Debemos trabajar con su solicitud si es razonable y establece la otra forma o lugar donde su PHI podría entregarse.
  • Derecho a acceder y recibir una copia de su PHI: Tiene el derecho, con limitadas excepciones, de ver u obtener copias de su PHI contenida en un registro designado establecido. Puede solicitar que le entreguemos copias en un formato distinto de fotocopias. Utilizaremos el formato que solicite a menos que no sea viable hacerlo. Debe solicitar por escrito tener acceso a su PHI. Si denegamos su solicitud, le daremos una explicación por escrito. Le informaremos si los motivos para la denegación se pueden revisar. También le informaremos cómo solicitar una revisión o si la denegación no puede estar sujeta a revisión.
  • Derecho a enmendar su PHI: Tiene el derecho de solicitar que se le hagan enmiendas a su PHI si considera que esta contiene información incorrecta. Debe solicitarlo por escrito. Debe indicar el motivo por el cual se debe realizar la enmienda a la información. Podemos denegar su solicitud por ciertos motivos. Por ejemplo, denegaremos su solicitud si no creamos la información que desea enmendar y el creador de esa PHI puede realizar la enmienda. Si denegamos su solicitud, le daremos una explicación por escrito. Puede responder con una declaración que indique su desacuerdo con nuestra decisión. Adjuntaremos su declaración a la PHI que usted solicitó que se enmendara. Si aceptamos su solicitud de enmienda a la información, haremos esfuerzos razonables para informar a otros de esta enmienda. Esto incluye las personas que usted indique. También haremos el esfuerzo de incluir las enmiendas en cualquier divulgación futura de esa información.
  • Derecho a recibir un listado de las divulgaciones: Tiene el derecho de recibir una lista de las veces en las cuales nosotros o nuestros asociados comerciales divulgaron su PHI en un período de seis años. Esto no se aplica a las divulgaciones con fines de tratamiento, pago operaciones de atención a la salud o divulgaciones que usted autorizó y ciertas otras actividades. Si solicita este listado más de una vez en un período de 12 meses, podemos cobrarle una tarifa razonable en función del costo por responder a estas solicitudes adicionales. Le proporcionaremos más información sobre nuestras tarifas en la oportunidad que realice su solicitud.
  • Derecho a presentar una queja: Si considera que se ha vulnerado su derecho a la privacidad o que hemos violado nuestras propias prácticas de seguridad, puede presentar una queja con MHS. Puede hacer esto por teléfono o por escrito. Utilice la información de contacto que se encuentra al final de esta Notificación. También puede enviar una queja por escrito al Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. (U.S. Department of Health and Human Services). La información de contacto está disponible en su sitio web en www.hhs.gov/ocr. O, podemos proporcionarle su dirección para que presente una queja por escrito. NO TOMAREMOS ACCIÓN CONTRA USTED POR PRESENTAR UNA QUEJA.
  • Derecho a recibir una copia de esta Notificación: Puede solicitar una copia de esta Notificación en cualquier momento. Utilice la información de contacto se encuentra al final de esta Notificación. Si consulta esta Notificación en nuestro sitio web o por correo electrónico, puede solicitar una copia de la Notificación en papel.

Información de contacto

Si tiene preguntas sobre esta Notificación, nuestras prácticas sobre privacidad relacionadas con su PHI o cómo ejercer sus derechos, puede comunicarse con nosotros por teléfono o por escrito. Comuníquese con nosotros en:

Managed Health Services
Attn: Privacy Official
1099 N. Meridian Street, Suite 400
Indianapolis, IN 46204

Toll Free (877) 647-4848
(TTY (800) 743-3333)
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